Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement PCOB afdeling Waalwijk.

Preambule.

Reglement.

 Lidmaatschap, Contributie, Begunstigers

• Leden
• Ereleden
• Contributie
• Begunstigers

Organisatie

• Bestuur
• Financiën
• Interne/externe samenwerking
• Afdelingsvergadering
• Ledenmagazine
• Geschillen
• Opheffing

Vaststelling en inwerkingtreding
Bijlage de taken van voorzitter, secretaris, penningmeester, ledenadministratie en activiteitengroep van de afdeling PCOB Waalwijk.

Preambule

De PCOB is een identiteit gebonden organisatie en aanvaardt de Bijbel als Gods Woord voor haar denken en handelen

(Statuten art. 2 2016).

De PCOB stelt zich ten doel de geestelijke en materiële belangen van zowel senioren in het algemeen, als die van haar leden in het bijzonder, op de meest doeltreffende wijze en in de meest uitgebreide zin, te behartigen.
Vanuit deze grondslag wordt gestreefd naar een samenleving waarin ieder met zijn of haar mogelijkheden volwaardig kan functioneren en participeren.
In de afdeling Waalwijk zien leden, waar dat nodig en/of gewenst is, naar elkaar om.
De PCOB Waalwijk kent drie kerntaken:

1. Belangenbehartiging: de geestelijke en materiële belangenbehartiging op lokaal en regionaal, provinciaal, landelijk niveau met de aandachtvelden:

1. Wonen, welzijn en zorg.
2. Koopkracht
3. Veiligheid
4. Digitalisering
5. Zingeving

2. Ontmoeting: Het scheppen van voorwaarden voor sociaal-culturele ontmoetingen en activiteiten op afdelingsniveau.
3. Het bieden van individueel voordeel voor leden, zowel lokaal als landelijk.
De PCOB Waalwijk vindt dat samenwerking met collega-organisaties in de belangenbehartiging gewenst is. De PCOB Waalwijk is daarom een samenwerking aangegaan met de KBO-s  in de gemeente Waalwijk. Daarnaast is de PCOB Waalwijk van mening dat, ter versterking van de identiteit, ook samenwerking met andere identiteitsgebonden organisaties ver eist is. Dit gebeurt met handhaving van de eigen zelfstandige organisatie en met volwaardige inbreng. De samenwerking wordt slechts daar begrensd waar de eigen organisatie en identiteit gevaar loopt.
De PCOB landelijk kent lokale afdelingen. Dit reglement beschrijft de rechten en plichten van de lokale afdeling.

Reglement

De naam van de afdeling is PCOB Waalwijk.
Het werkgebied omvat: gemeente Waalwijk, Provincie Noord Brabant.
De afdeling maakt deelt uit van de regio Brabant Midden.
De afdeling houdt zich aan de regels zoals ze staan in de statuten van de PCOB.

Lidmaatschap, contributie, begunstigers

De afdeling kent bij de afdeling behorende leden van de PCOB.

Leden

Leden zijn natuurlijk personen die:

1. door hun aanmeldingen blijk hebben gegeven in te stemmen met de grondslag en het doel van de PCOB.
2. Tenminste 50 jaar oud zijn.
3. Aan hun verplichtingen voldoen

Leden ontvangen bij hun aanmelding informatie over de bescherming van hun persoonsgegevens. Regels voor de bescherming van de persoonsgegevens staan in het PCOB reglement “Bescherming persoonsgegevens”.
Opzegging van het lidmaatschap door het betreffende lid bij het afdelingsbestuur kan uitsluitend schriftelijk tegen het einde van het kalenderjaar met een opzegtermijn van tenminste één maand.
De persoonsgegevens van de leden worden door het bestuur van de afdeling bijgehouden in een ledenbestand. Het afdelingsbestuur geeft veranderingen in deze persoonsgegevens plus de persoonsgegevens van nieuwe leden maandelijks door aan het verenigingsbureau voor een daarvoor aangegeven datum.

Ereleden

Ereleden van de afdeling zijn natuurlijke personen die zich bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt voor de afdeling.
Ereleden van de afdeling worden door de afdelingsvergadering benoemd op voorstel van het afdelingsbestuur.
De persoonsgegevens van ereleden en veranderingen daarin worden door de afdeling doorgegeven aan het verenigingsbureau, waar de registratie plaatsvindt.
Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.

Contributie

Het afdelingsbestuur stelt de hoogte van de contributie vast en deelt dit mede in haar nieuwsbrief of op de algemene ledenvergadering. Hierbij wordt rekening gehouden met de financiële verplichtingen naar de landelijke organisatie. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de contributie per individueel lid en per leefverband.
Het bestuur van de afdeling is verantwoordelijk voor de inning van de contributie.
De afdeling draagt per lid jaarlijks een deel van de contributie af aan de landelijke organisatie. Er bestaat verschil tussen de afdracht per individueel lid en per leefverband.
De afdracht wordt jaarlijks in twee termijnen betaald, te weten in januari en juli.
De hoogte van deze afdracht wordt vastgesteld door de ledenraad PCOB.

Begunstigers

Een begunstiger van de afdeling is geen lid van de vereniging maar ondersteunt de afdeling
Periodiek om niet.
De persoonsgegevens van de begunstigers worden bijgehouden door het bestuur van de afdeling.
In het jaarverslag van de afdeling wordt het aantal begunstigers (adverteerders) genoemd en het totaal van de door hen financiële steun.

Organisatie

 Bestuur

 Het bestuur van de afdeling bestaat uit tenminste drie leden.
Het bestuur van de afdeling wordt verkozen in de jaarlijkse algemene jaarvergadering van de afdeling.
De leden van het bestuur worden benoemd voor een periode van 4 jaar en zijn aansluitend  herbenoembaar voor langere periode in verband met de continuïteit van de afdeling. Binnen het bestuur moeten in ieder geval de functies worden vervuld van voorzitter, secretaris en penningmeester. 
De afdeling streeft ernaar om binnen het afdelingsbestuur een aantal portefeuillehouders te hebben die ieder één of meer van de terreinen van belangenbehartiging onder zich te hebben.
Het bestuur van de afdeling is verantwoordelijk voor:

Het financiële beheer.
De uitvoering van het door de landelijke organisatie vastgestelde beleid.

De lokale belangenbehartiging.
De organisatie en uitvoering van lokale activiteiten.
De uitvoering van al datgene wat voortvloeit uit de Statuten en Reglementen van de landelijke Vereniging.
Het bestuur van de afdeling legt jaarlijks in de algemene ledenvergadering ter goedkeuring voor:
De beleidsvoornemens en de begroting.
Het jaarverslag en het financiële verslag.
Het bestuur van de afdeling legt zijn financieel verslag voor aan een kascommissie, bestaande uit tenminste twee leden die geen deel uitmaken van het bestuur mogen uitmaken en gekozen worden
Door de algemene jaarvergadering. Deze kascommissie onderzoekt het financieel verslag en vormt zich een oordeel over het gevoerde financieel beleid, waarna zij verslag van haar bevindingen
uitbrengt aan de algemene jaarvergadering. Jaarlijks treedt (tenminste) één lid van deze commissie af volgens het daartoe bepaalde schema.
De afdeling geeft wijzigingen in het bestuur direct door aan het verenigingsbureau. 
Het bestuur van de afdeling kan zich in de uitvoering van zijn werkzaamheden laten bijstaan door:
Vrijwilligers, werkgroepen en commissies al dan niet zijnde PCOB-leden. Vrijwilligers, werkgroepen en commissies verrichten hun werkzaamheden onder verantwoordelijkheid van het bestuur.

Gemeenschappelijk verantwoordelijkheid.
In de WBTR wet wordt aangedrongen elkaar onderling aan te spreken op gemaakte afspraken.  In haar vergaderingen worden afspraken genoteerd en aan elkaar terug gekoppeld, waarom bepaalde zaken wel of niet of anders zijn gelopen.

Ontstentenis en belet.
Wanneer is hier sprake van: bij langdurige ziekte, dementie, een sabbatical of het hele bestuur stapt op.
Als een bestuurder ophoudt bestuurder te zijn door ontslag, aftreden of overlijden, is hier sprake van ontstentenis.
Onder belet wordt verstaan, dat een bestuurder tijdelijk zijn functie niet kan uitoefenen. Bijvoorbeeld wanneer:

• Een bestuurder is geschorst.
• Een onafhankelijke arts een schriftelijk verklaring heeft afgelegd dat de desbetreffende bestuurder    niet meer in staat is zijn wil te verklaren.
• Het onmogelijk is gebleken om binnen één week persoonlijk en/of elektronisch contact met de desbetreffende bestuurder te krijgen en wel op zodanige wijze dat een dialoog mogelijk is.

Om de continuïteit te waarborgen treft het bestuur maatregelen voor het geval één of meer bestuurders tijdelijk of definitief hun taken niet meer kunnen uitoefenen.

Tegenstrijdig belang.
Een bestuurder mag niet deelnemen aan beraadslaging en besluitvorming, indien hij of zij daarbij een indirect of direct persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de vereniging en de mat haar verbonden organisatie. De bestuurder mag niet aanwezig zijn bij het gedeelte van de vergadering en de stemming die gaan over de kwestie ten aanzien waarvan hij of zij een tegenstrijdig belang heeft en daar niet over mee mag stemmen. Kan door tegenstrijdig belang geen bestuursbesluit worden genomen, dan zal het besluit door de Algemene Ledenvergadering worden genomen. Dat is het geval als er maar één bestuurder is die een tegenstrijdig belang heeft of als alle bestuurders een tegenstrijdig belang hebben.
Een bestuurder die mogelijk een tegenstrijdig belang heeft, moet dat tijdig aan zijn medebestuurders laten weten. Alle ins en outs moet hij vertellen en een volledig beeld schetsen van de situatie.
Als een bestuurder heeft deelgenomen aan de besluitvorming terwijl hij of zij een tegenstrijdig belang had, kan hij of zij aansprakelijk zijn wanneer hij of zij daardoor schade heeft berokkend.

Meervoudig stemrecht

De situatie dat een bestuurder meer stemmen heeft dan de andere bestuurders samen wordt meervoudig stemrecht genoemd.
De WBTR legt vast dat een bestuurder nooit meer stemmen kan uitbrengen dan zijn medefunctionarissen tezamen. Dit vloeit voort uit de collectieve verantwoordelijkheid van bestuurders.
Een bestuurder mag niet steeds weggestemd kunnen worden door de ander. Dit wordt ook wel bestuurderscollegialiteit genoemd.
Als er vier bestuurders zijn met elk één stem, mag wel worden bepaald dat de voorzitter bij het staken van de stemmen (=evenveel stemmen voor als tegen) de doorslaggevende stem heeft. De voorzitter heeft dan dus niet meer stemmen dan de andere bestuurders samen. Bij een tweehoofdig bestuur is zo’n doorslaggevende stem niet mogelijk.
Meervoudig stemrecht zal  30 juni 2021 geldig blijven. Een meervoudig stemrechtregeling blijft  vijf jaar gelden, mits er geen statutenwijziging heeft plaatsgevonden.
De regeling vervalt hoe dan ook vanaf 1 juli 2026.

Financiën
De middelen van de afdeling kunnen bestaan ui:

• contributies van leden;
• bijdragen van begunstigers;
• subsidies;
• schenkingen;
• legaten en erfstellingen;
• alle andere wettige baten

Ontvangen bedragen boven € 5000,- worden door de afdeling gemeld aan het verenigingsbureau.
Over acceptatie van legaten en erfstellingen ten behoeve van de afdeling beslist het landelijk bestuur. Het landelijk bestuur aanvaardt legaten en erfstellingen uitsluitend onder het voorrecht van boedelbeschrijving.
Na een besluit tot acceptatie neemt het landelijk bestuur het legaat of erfstelling in ontvangst en draagt deze vervolgens over een de afdeling en hanteert daarbij de volgende procedure:

• De vereniging ontvangt alle gelden uit erfstelling en/of legaten.
• Indien het bedrag lager dan of gelijk is aan € 5000,- wordt het bedrag doorgestort naar de afdeling.
• Indien het bedrag hoger is dan € 5000,- wordt de onderstaande procedure gevolgd.
• Het verenigingsbureau stelt de betreffende afdeling schriftelijk in kennis van hetgeen is ontvangen.
• Het ontvangen bedrag wordt geoormerkt op de balans van de vereniging ten behoeve van de betreffende afdeling.
• De betreffende afdeling stelt een plan op ter besteding van de beschikbare gelden.
• De directeur van de vereniging toetst dit plan aan de hand van de volgende uitgangspunten:
• De contributie van de leden van de betreffende afdeling wordt niet naar beneden bijgesteld of bevroren.

De besteding van de ontvangen gelden is passend binnen de doelstellingen en beleidskaders van de vereniging en de reguliere omvang van de begroting van de betreffende afdeling.
Alleen nadat de directeur bevestigt dat het plan aan deze uitgangspunten voldoet, is het bestuur van de afdeling gerechtigd de gelden te besteden.

• De eerste € 5000,- wordt direct na ontvangst door de vereniging doorgestort naar de betreffende afdeling. Het resterende deel wordt ter beschikking gesteld van de afdeling na toetsing van en overeenkomstig het ingediende plan. Het bestuur van de afdeling houdt zich bij het beheer van de aan de afdeling toevertrouwde gelden aan de richtlijnen met het oog op veilig beheer van gelden en in ieder geval aan de volgende regels.
• De afdeling heeft minimaal één rekening bij een bank die op naam van de afdeling is gesteld.
• Contant geldverkeer wordt zoveel mogelijk beperkt. Het bestuur streeft ernaar om alle ontvangsten en betalingen per bank te laten plaatsvinden.
• Een lid van het bestuur van de afdeling, niet zijnde de penningmeester, controleert minimaal halfjaarlijks alle betalingen en geldopnamen.
• Het bestuur van de afdeling legt schriftelijk vast of en zo ja, welke vergoedingen bestuursleden mogen declareren en binnen welke termijn dat moet gebeuren.
• Het bestuur van de afdeling gaat uit van het vier-ogen principe.
• Het bestuur van de afdeling legt vast dat de penningmeester betalingen van € 1000,- slechts mag uitvoeren nadat deze zijn gefiatteerd door een ander bestuurslid.

Interne/externe samenwerking

De afdeling heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid.
De afdeling kan deel uitmaken van een samenwerkingsverband van PCOB-afdelingen, een regio geheten.
Een dergelijke regio wordt door de verenigingscoördinator gevormd in overleg met de betreffende afdelingen.
De regio is geen organisatorisch onderdeel van de vereniging.
De regio kan geen rechten en bevoegdheden overnemen van de afdeling.
De afdeling kan lokaal en regionaal samenwerkingsverbanden aangaan met derden, niet zijnde organisatorische onderdelen van de vereniging.
Voor het deelnemen aan en/of het sluiten van een overeenkomst ten behoeve van het bedoelde samenwerkingsverband heeft het afdelingsbestuur een door het landelijk bestuur van de vereniging afgegeven volmacht nodig.
Deelname aan enig samenwerkingsverband zonder dat daarvoor door het landelijke bestuur een volmacht is afgegeven, betekent deelname op persoonlijke titel met alle daarbij behorende financiële en bestuurlijke verantwoordelijkheden.
De afdeling kan lokaal besluiten tot structurele samenwerking met één of meerdere afdelingen van de  Unie-KBO en daarbij gebruik maken van het “convenant lokale samenwerking KBO-PCOB”.

Afdelingsvergadering

Het bestuur van de afdeling stelt de leden in de gelegenheid kennis te nemen van de stukken die in de afdelingsvergadering aan de orde zullen komen en zal zo mogelijk de leden betrekken bij de voorbereiding.

Ledenmagazine

De vereniging geeft een periodiek uit als ledenmagazine. Het afdelingsbestuur zorgt ervoor dat het magazine, zo mogelijk vergezeld van een lokale nieuwsbrief, zo spoedig mogelijk na ontvangst bij de leden wordt bezorgd.

Geschillen/Royement

Geschillen binnen de afdeling en tussen de afdelingen onderling worden voorgelegd aan de regiocoördinator van de betreffende regio of de verenigingscoördinator.
Geschillen tussen de afdeling en het landelijk bestuur worden voorgelegd aan de ledenraad van de vereniging ingestelde beroepscommissie.
De uitspraak van de beroepscommissie ie bindend.
Bij nalatigheid of het nadelig berokkenen van de afdeling kan een lid per direct worden geroyeerd door de afdeling.

Opheffing

De afdeling kan alleen door het landelijk bestuur worden opgeheven.
Bij opheffing van de afdeling wordt gehandeld conform de richtlijnen zoals beschreven in het protocol Opheffing afdeling.

Vaststelling en inwerkingtreding

Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld door de algemene ledenvergadering van de afdeling op 3 maart 2022 en treedt met onmiddellijke ingang in werking.

Bijlage

Takenlijst bestuursleden

Voorzitter:

• Algehele leiding vereniging en leiding bestuursvergaderingen.
• Dagelijks bestuur met secretaris.
• Schrijft artikelen voor nieuwsbrieven.
• Afgevaardigde 6 bondenoverleg (PCOB Waalwijk-PCOB Sprang-Capelle, Seniorenvereniging Waspik-KBO Kaatheuvel-KBO de Moer en KBO Waalwijk)
• Overleg op gemeentelijk niveau met seniorenverenigingen in Waalwijk.
• Overleg PCOB platform Brabant en landelijk.
• Organisatie kerstviering gehele bestuur.
• Representant PCOB bij huwelijksjubilea, uitvaarten leden etc. 

Secretaris :

• Dagelijks bestuur met voorzitter.
• Schrijft artikelen voor nieuwsbrieven.
• Notulist bestuursvergaderingen/jaarvergadering.
• Verspreiding vergaderstukken.
• Verzorging correspondentie.
• Geeft data door van ledenmiddagen.
• Verzorging jaarverslag.
• Verzorging machtigingen nieuwe leden.
• Organisatie kerstviering gehele bestuur.
• Verstuurt bloemen bij jubilea.
• Vervangt voorzitter bij diens afwezigheid.
• Representant PCOB bij huwelijksjubilea, uitvaarten etc. 

Penningmeester:

• Beheert bank en kas.
• Verzorging jaarrekening/begroting
• Verzorging financieel jaarverslag.
• Financieel rapportage hoofdkantoor Nieuwegein.
• Aanvraag gemeentelijke subsidie.
• Financiële afhandeling nieuwe leden.
• Organisatie kerstviering gehele bestuur.
• Schrijft artikelen voor de nieuwsbrieven.
• Vervangt voorzitter en secretaris bij hun afwezigheid.
• Representant PCOB huwelijksjubilea, uitvaarten etc.  

Algemene bestuursleden:

• Assisteren voorzitter/secretaris/penningmeester indien nodig.
• Schrijven artikelen voor de nieuwsbrieven.
• Organisatie kerstviering gehele bestuur.
• Representanten bij jubilea, uitvaarten bij afwezigheid van voorzitter/secretaris/penningmeester.

 Activiteitencommissie:

• Bestuur stelt jaarlijks budget vast.
• Uitstapjes/Reisjes etc. kostendekkend, betaling via automatische incasso.
• Evaluatie: jaarlijks tussen bestuur en coördinator.  Tussentijds houden zij contact met elkaar.
• Werkgroep maakt afspraken met: gasten (sprekers), een schriftelijke bevestiging (kosten) en benodigde apparatuur.
• Werkgroep: aankondiging nieuwsbrief/evaluatie ledenbijeenkomsten in nieuwsbrief. Aankondiging in kerkbladen/nieuwsblad Waalwijk/agenda Langstraat TV/Website.
• Werkgroep: hand en spandiensten ledenbijeenkomsten.
• Werkgroep: Wel en wee in de vereniging.
• Werkgroep vrij om aanvullingen te zoeken.
• Organisatie Kerst: Bestuur eventueel aangevuld met een lid van de activiteitencommissie. 

Ledenadministratie/redactie nieuwsbrief/beheer website:

• Verzorging ledenadministratie.
• Verzorging kaarten t.b.v. jubilea, uitvaarten, verjaardagen (80 jarigen).
• Verspreiding kortingsboekjes en jaarpasjes.
• Aanlevering lijst leden voor nieuwe jaarpasjes.
• Eindredactie nieuwsbrieven.
• Beheer website.
• Kaartje sturen voor : Jubilea/Uitvaarten/Verjaardagen 80+.